ひろ★読書レビュアー

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コミニュケーションの型を作る

Twitterの方にも書きましたが、今日は社内でのコミニュケーションの型をつくるについてお話しします。これは私の経験からきた物で原理原則と言う訳ではありません。会議は無くては困りますが、ありすぎも迷惑なもの。また昨今のSNSネイティブの方が増えて来た為、対面型のコミニュケーションに手を焼く方も散見されます。そんな方々の為に、私なりの会議に対する所見をまとめてみました。少し長くなりますが最後までお読み下さい

 

contents

  1. 役職別の会議体
  2. 会議体の数は必要最小限
  3. 時間帯か定時で実施時間は厳守
  4. 共有事項はフォーマット決めておく
  5. 言葉はコンパクトに

 

1.役職別の会議体

 

会社の組織は階層が絶対に発生します。

社長と社員が最大の単位で、その下に役職の段階に応じた階層があります。階層毎の会議をどれだけにするか?は整理が必要です。またどの階層にどんな情報を共有していくか?下の階層にどの情報をどうやって落とし込んで行くかもフォーマットが大切になって来ます。ここを雑にしてしまうと余計な会議に巻き込まきこまれる部下の時間を削り取ってしまうので注意が必要です

 

2.会議体の数は最小限に

 

会議は沢山やれば良い訳ではありません。

みんな分かってるのにここが一番出来てないのが実態です。上位下達型の会議に加えて、同じ階層同士の会議も発生するので上長は部下の会議の必要性についてマネジメントをしていかないと、会議に参加する事が仕事になってしまい、正味業務がおざなりになってしまいます。会議には資料が付き物なので会議の数だけ資料作成の時間が発生します。故に会議の数は最小限が望ましいのです

管理職の方はここに心を砕いて行きましょう

 

3.会議帯は定時で時間時間は厳守

 

これも意外と出来てないケースあります

部下にとって困るのは「突発的な会議」です。

上長にしてみればやりたくてやってるワケでは無いですが(中にはそういうのを好む方もいる様ですが…)部下には部下の時間配分があります。

思いつきで会議やられたらたまったもんではありません。

 

会議時間は決められた時間を厳守しましょう。理由は説明不用ですよね。

会議やってると時間配分を無視して自分の話したい事をダラダラ話す輩を良くみます。そういう方は多分アタマの整理が出来てないのだと思われます。こういう場合は会議のファシリテーターの腕の見せ所、相手の話しの内容を上手く要約してとっとと切り上げてしまいましょう

 

4.共有事項はフォーマット決める

 

会議やミーティング参加してると事前準備が不十分で会議がグダグダ、何を言いたいのか分からない様なケースを時々見ます。昨今人前で話すのが苦手な方が最近増えて来てる中、苦手な方こそフォーマット作りましょう。それも週間単位と日別単位とで何を話すか決めて置くとやり易くなりますよ

 

また、事前準備として簡単なレジメを作っておきましょう。私の場合、時間無ければ手書きのメモを配分してます。書類作るの面倒なので笑

メモを作って置けば、説明不用なものは「読んでおいて」で済ます事ができます

 

5.言葉はコンパクトに

 

事前準備をやっておけば話してる最中に頭がこんがらなくなりますが、それでも話しの着地点が見つけられず同じ話しがループするケースがあります。

聞いてる方が何言ってるのか分からなくなるので

話し方は5w1hで言い切っていきましょう。

 

但し、伝達事項によっては背景からキチンと説明しないと部下に腹落ちしない場合がありますので、大事な事は時間かけて説明することも時には大切です

この点については別の投稿にアップしていきます

 

まとめ

  • 会議帯は役職別に整理
  • 必要最低限の会議数にして正味業務を確保
  • 時間の厳守、ファシリテーション力が重要
  • 事前に話す項目を決めておく
  • 説明は5W1Hで言い切っていく

 

これが私が考える効率的な情報共有のやり方です

zoomなんて便利ツールが出来た為、会社によっては余計会議が増えたなんて嘆きの声があるかも知れません。自分で会議帯をコントロール出来る立場にいる方、これを機会に一度見直してみては如何でしょうか?

 

最後までお読み下さりありがとうございます

次は情報共有その2について記して行こうと思います

それではまた